Oktoberfest organiseren

Ben je naar een oktoberfeest geweest en zo enthousiast dat je niet kan wachten tot oktober 2018? Of vind je München net even te ver weg en zou je zo’n feesttent wel in je achtertuin willen hebben? In beide gevallen heb ik een oplossing; waarom organiseer je zelf geen oktoberfeest? Mocht je samen met een paar vrienden wel in de mood zijn, dan heb ik hier een mooie checklist voor je. Je kunt natuurlijk ook even googlen op themafeesten, maar wij weten uit eerste hand wat er bij een mooi oktoberfeest komt kijken. Plus een paar goede tips om er een superfeest van te maken. Uiteraard zitten er ook een paar handige links bij, zodat je met niet al te veel werk je eigen oktoberfeest kunt organiseren.

1. Vroeg beginnen

Verkijk je niet op de organisatie. Een beetje organisatie beslaat al gauw een jaar. Vergelijk het met het plannen van je bruiloft, daar kun je ook niet vroeg genoeg mee beginnen. Dat komt omdat je voor je feest afhankelijk bent van een locatie en muziek, en die twee zijn schaars en als snel volgeboekt. Ook het aanvragen van benodigde vergunningen vergt tijd en geduld. Maar laat je niet uit het veld slaan, wanneer je nu begint en de onderstaande punten afwerkt, dan zou het ook in een half jaar moeten kunnen.

2. Sponsors zoeken

Een feest organiseren kost geld, zo ook een oktoberfeest. Maar het is heel gebruikelijk om sponsors te zoeken zodat je niet alle kosten hoeft om te slaan naar de entreeprijs. Zeker wanneer je helemaal geen entree wilt heffen, is het handig een sponsor te hebben. Deze hoeft niet per definitie geld te doneren, ook het aanleveren van materiaal kan al veel schelen. Denk aan de feesttent, de biertafels en de banken. Bierbrouwerijen zijn altijd wel in voor sponsoring, vooropgesteld dat je het bier van hen afneemt. Ook slagers en worstmakerijen zijn wel te porren voor een bijdrage aan themafeesten wanneer je je producten bij hen afneemt.

3. Geschikte locatie zoeken

Misschien heb je al een plek op het oog, dan is dit punt geen probleem. In iedere gemeente is wel een evenementen terrein te vinden waar je een volksfeest kunt organiseren. Informeer dus bij de gemeente wanneer je het terrein beschikbaar is en laat je gelijk informeren over de mogelijkheden en beperkingen. Zo weet je in één klap of je oktoberfeest een haalbare kaart is, met het oog op vergunningen en beschikbaarheid. Voor dat je één en ander vastlegt, zijn er nog tal van andere zaken die je moet regelen, dus probeer een periode te vinden die je enige marge geeft.

4. Welke periode plan je je oktoberfeest?

Wanneer je een oktoberfeest organiseert, hoeft dat niet per definitie in Oktober. Ook in Duitsland heeft het Oktoberfeest al plaats in september, juist vanwege het weer. Carnaval, Hemelvaart, Pinksteren en Koningsdag zijn populaire data voor kermis en optredens en ook in juni zijn terrein vaak in gebruik in verband met de wandelvierdaagse. In de vakantie zijn veel mensen weg en is het vaak lastig een goede band of DJ te vinden. Geen wonder dat veel oktoberfeesten in augustus of september georganiseerd worden. Lekker weer, niets te doen, kortom, tijd voor een feestje!

5. Plannen en programma

Weet je eenmaal de datum, dan kun je alle andere afspraken gaan vastleggen. Ben je heel erg zeker van je zaak, dan kun je ook een meerdaags feest organiseren. Je kunt dan bijvoorbeeld aanhaken bij een bestaand evenement, waardoor je ook verzekerd bent van aanloop. Denk aan gildefeesten, schuttersfeesten en andere volksfeesten. In Buurse bijvoorbeeld is de Wiesnavond sinds 2016 een onderdeel van de Buurse Volksfeesten. En wie de berichtgeving bekijkt kan niet anders stellen dan dat de Wiesnavond het hoogtepunt van de feesten zijn.

6. Voor elk wat wils

De originele oktoberfeesten bieden voor jong en oud vermaak. Ga je zelf een oktoberfeest organiseren, dan is het leuk ook iets voor de jeugd en de kleine kinderen te doen. Daarmee trek je gelijk meer publiek. Dikke kans dat ouders die ’s middags een karaokemiddag met de kids hebben bijgewoond, s avonds terugkomen als de biertent los gaat. Ook een songfestival, een ballonnen clown of minikermis zijn altijd goed voor een uurtje kindervermaak.

7. Eten en drinken

Tijdens je oktoberfeest zal er niet alleen héél veel bier ingekocht moeten worden, maar natuurlijk zorg je ook voor wat te bikken. In Duitsland zijn de bratwurst, prätzels en gebraden hänchen populair. Je kunt dergelijke snacks natuurlijk ook zelf op je oktoberfeest maken en verkopen, maar je kunt ook overwegen een bratwurst foodtruck in te zetten. Wil je toch graag zelf achter de bbq staan, overweeg dan eens een schwenkgrill te gebruiken. Dit zijn gigantische grote ronde roosters waarop je de worsten gaat grillen. Je kunt ze zo groot maken als je zelf wilt en geloof me, dat ziet er spectaculair uit en zal zeker mensen aanlokken.

8. Muzikale omlijsting

Iedere feest valt of staat met goede muziek. Over smaak valt te twisten, en niet iedereen houdt het vol de hele avond naar schlagers en après ski muziek te luisteren. Een beetje afwisseling kan daarom geen kwaad. Zoek een band die van alle markten thuis is en huur ook een DJ. Zo ben je er zeker van dat de voetjes van de vloer en misschien wel op de tafel gaan. Een (lokale) fanfareband doet het altijd goed of neem een coverband die van alle markten thuis is maar wel op de hoogte is van de Duitse nummers.

9. Dresscode Lederhosen en dirndl bezoekers èn vrijwilligers

Heb je alles voor elkaar, dan kun je het programma bekend maken en zorgen voor publiciteit. Ook kun je inschatten hoeveel vrijwilligers je nodig hebt om het oktoberfeest te organiseren. Maar wacht hier vooral niet te lang mee. Maak bijvoorbeeld gebruik van bestaande, goed bezochte kanalen als de plaatselijk uitagenda. Aan de andere kant, wanneer de vergunning niet rond is kun je wel tickets gaan verkopen, maar dat leidt tot grote teleurstelling en chaos wanneer je oktoberfeest niet door kan gaan. Zorg voor een facebookpagina, een goede website en zorg ervoor dat mensen over je gaan praten. Betrek mensen bij de voorbereiding. En zorg er uiteraard voor dat de dresscode bekend is: lederhosen en dirndl! Je koopt al een echte lederhosen voor nog geen €80,-. Vind je dat teveel voor één keer (al weten wij uit ervaring dat het niet bij één keer zal blijven), dan kun je een lederhosen ook huren.

10. Overige voorzieningen

Nu je eenmaal weet wat, waar en wanneer, dan begint het echte werk. Maak een draaiboek van alles wat er op de dag zelf geregeld moet zijn. Vergeet ook niet dat er genoeg toiletten zijn. Want met zoveel liter bier, is het handig dat ook de afvoer goed geregeld is. Niet alleen voor je bezoekers, maar ook voor de omwonenden. Wanneer je een vergunning hebt geregeld, zal dat allemaal daarin wel aan de orde komen, maar ga je graag door de mazen van de wet, dan is het handig de overlast voor de omgeving zoveel mogelijk te beperken. Vergeet dus vooral niet de buurt uit te nodigen, bijvoorbeeld vooraf, en zorg voor wat extra consumptie munten tijdens het oktoberfeest. Beetje goodwill kan geen kwaad.

Tot slot: bezoek zelf eerst eens een echt Oktoberfeest voordat je zelf gaat organiseren. Boek een weekje Duitsland zo halverwege september en kijk je ogen uit. Reizen geeft altijd inspiratie, een okotberfeestbezoeken nog meer.